Obowiązkowe dokumenty według normy ISO 45001

Norma ISO 45001:2018 jest normą dotyczącą zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, która pomaga organizacjom w identyfikowaniu, kontrolowaniu i minimalizowaniu ryzyka związanego z pracą oraz zapewnieniu bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy dla pracowników.

Czym jest norma ISO 45001? https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_45001

Aby spełnić wymagania normy ISO 45001:2018, organizacje muszą przestrzegać określonych procedur dokumentacyjnych. Wdrożenie ISO 45001 jest kluczowym elementem w procesie uzyskania certyfikatu na zgodność z tą normą. Organizacje, które chcą uzyskać certyfikat, muszą wykazać, że ich system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy spełnia wymagania ISO 45001. Aby to osiągnąć, muszą przeprowadzić audyt wewnętrzny oraz audyt zewnętrzny przeprowadzony przez akredytowaną jednostkę certyfikującą. Pozytywny wynik audytów oznacza uzyskanie certyfikatu na zgodność z ISO 45001. Certyfikacja ISO 45001 potwierdza, że organizacja spełnia międzynarodowe standardy bezpieczeństwa i higieny pracy oraz jest wzięła odpowiedzialność za bezpieczeństwo swoich pracowników.

Poniżej przedstawiamy niektóre z najważniejszych wymagań dotyczących skutecznego wdrożenie ISO 45001 w organizacji:

1. Polityka bezpieczeństwa i higieny pracy

Organizacja musi opracować politykę bezpieczeństwa i higieny pracy, która określa cele i zaangażowanie kierownictwa w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Polityka ta musi zostać udostępniona pracownikom i być dostępna publicznie.

2. Procedury zarządzania dokumentami

Organizacja musi mieć udokumentowane procedury zarządzania dokumentami, które określają sposób tworzenia, przetwarzania, nadzorowania i przechowywania dokumentów. Procedury te powinny również określać zasady zmiany dokumentów oraz wycofywania dokumentów, które są przestarzałe lub niepotrzebne.

3. Dokumentacja systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy

Organizacja musi posiadać dokumentację systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Ta dokumentacja powinna obejmować politykę bezpieczeństwa i higieny pracy, procedury zarządzania dokumentami, procedury szkoleniowe, procedury oceny ryzyka oraz procedury zapewnienia bezpieczeństwa.

4. Ocena ryzyka

Organizacja musi prowadzić ocenę ryzyka, która pozwala na identyfikację i minimalizowanie ryzyka związanego z prowadzonymi pracami w ramach swojej działalności. Wyniki tej oceny powinny być dokumentowane.

5. Szkolenia pracowników

Organizacja musi zapewnić szkolenia dla pracowników, które pozwalają na wykonywanie pracy w sposób bezpieczny i zdrowy. Dokumentacja powinna obejmować dowody na przeprowadzenie szkolenia oraz informacje na temat szkolenia, takie jak program szkolenia i osiągnięte wyniki.

6. Audyt wewnętrzny

Organizacja musi prowadzić audyt wewnętrzny, aby sprawdzić, czy system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy jest skuteczny w odniesieniu do jego założeń i celów. Wyniki audytu wewnętrznego powinny być dokumentowane.

7. Analiza działań korygujących i zapobiegawczych

Organizacja musi dokumentować działania korygujące i zapobiegawcze, które podejmuje w przypadku wystąpienia niezgodności.

Poniżej przedstawiamy zestawienie obowiązkowych dokumentów wraz z podanym punktem normy ISO 45001, którego dane wymaganie dotyczy.

Obowiązkowe dokumenty i zapisy wymagane przez ISO 45001:2018:

• Zakres systemu zarządzania BHP (punkt 4.3)
• Polityka BHP (punkt 5.2)
• Obowiązki i uprawnienia w ramach BHP (punkt 5.3)
• Proces BHP odnoszący się do zagrożeń i szans (punkt 6.1.1)
• Metodyka i kryteria oceny ryzyka dla BHP (punkt 6.1.2.2)
• Cele BHP i plany ich osiągnięcia (punkt 6.2.2)
• Proces gotowości i reagowania na sytuacje awaryjne (punkt 8.2)

A oto obowiązkowe zapisy:

• Ryzyka i szanse dla BHP oraz działania w celu ich wykorzystania (punkt 6.1.1)
• Wymagania prawne i inne (punkt 6.1.3)
• Dowody kompetencji (punkt 7.2)
• Dowody komunikacji (punkt 7.4.1)
• Plany reagowania na potencjalne sytuacje awaryjne (punkt 8.2)
• Wyniki monitorowania, pomiarów, analizy i oceny działania (punkt 9.1.1)
• Konserwacja, kalibracja lub weryfikacja urządzeń monitorujących (punkt 9.1.1)
• Wyniki oceny zgodności (punkt 9.1.2)
• Program audytu wewnętrznego (punkt 9.2.2)
• Sprawozdanie z audytu wewnętrznego (punkt 9.2.2)
• Wyniki przeglądu zarządzania (punkt 9.3)
• Charakter incydentów lub niezgodności oraz wszelkie podjęte później działania (punkt 10.2)
• Wyniki wszelkich działań korygujących, w tym ich skuteczność (punkt 10.2)
• Dowód wyników ciągłego doskonalenia (punkt 10.3)

Dokumenty nieobowiązkowe

Istnieje wiele nieobowiązkowych dokumentów, które można wykorzystać w procesie wdrożenia i utrzymywania ISO 45001. Najczęściej stosuje się następujące dokumenty nieobowiązkowe:

• Procedura ustalania kontekstu organizacji i zainteresowanych stron (punkt 4.1)
• Instrukcja BHP (punkt 4)
• Procedura konsultacji i udziału pracowników (punkt 5.4)
• Procedura identyfikacji i oceny zagrożeń (punkt 6.1.2.1)
• Procedura Identyfikacji wymagań prawnych (punkt 6.1.3)
• Procedura komunikacji (punkt 7.4.1)
• Procedura kontroli dokumentów i zapisów (punkt 7.5)
• Procedura planowania operacyjnego i kontroli (punkt 8.1)
• Procedura zarządzania zmianą (punkt 8.1.3)
• Procedura monitorowania, pomiaru i analizy (punkt 9.1.1)
• Procedura oceny zgodności (punkt 9.1.2)
• Procedura audytu wewnętrznego (punkt 9.2)
• Procedura przeglądu zarządzania (punkt 9.3)
• Procedura badania incydentu (punkt 10.1)
• Procedura zarządzania niezgodnościami i działaniami korygującymi (punkt 10.1)
• Procedura ciągłego doskonalenia (punkt 10.3)

Przyglądając się wymaganiom dotyczącym udokumentowanej informacji w ISO 45001, łatwo dojść do wniosku, że stosowane jest takie samo podejście, jak w przypadku innych norm dotyczących systemów zarządzania, które przeszły proces nowelizacji w ciągu ostatnich kilku lat. Głównym celem wymagań dotyczących dokumentacji jest zapewnienie spójności procesów i dostarczenie dowodów na stosowanie procedur, a spełniając wymagania normy dotyczące dokumentacji, organizacja z całą pewnością osiągnie ten cel.