Norma ISO 9001 liczy sobie już ponad 30 lat, jednak jej korzenie sięgają jeszcze głębiej, bo aż do roku 1979. To właśnie wtedy British Standards Institute, będący najstarszą na świecie instytucją zajmującą się tematyką norm opracował pierwsze wytyczne dotyczące zarządzania jakością.
Fakty i mity
Z czasem założenia ulegały ewolucji, poprawki i udoskonalenia pojawiły się w roku 1994, a następnie w 2000, 2008 i 2015. Obecnie obowiązująca wersja nosi nazwę ISO 9001:2015 i w stosunku do poprzednich zawiera między innymi znaczne rozwinięcie regulacji dotyczących sektora usługowego.
W powszechnym mniemaniu założenia normy dotyczą jedynie dużych korporacji i przedsiębiorstw o olbrzymiej skali działania. Tymczasem wdrożenie i dostosowanie zasad funkcjonowania do jej założeń przynosi korzyść niezależnie od skali podmiotu, czy też charakteru jego działalności. Mało tego, założenia normy nie są dedykowane jedynie dla przedsiębiorstw produkcyjnych i usługowych, implementowane procesy są na tyle uniwersalne, że sprawdzają się także w instytucjach administracyjnych, jednostkach edukacyjnych, czy choćby szpitalach.
Popularny jest także mit mówiący, że norma powstała, by dać podwaliny platformie służącej do skutecznego porównywania konkurencyjnych podmiotów. Rzeczywiście, takie porównanie zostało ułatwione, stanowi jednak swego rodzaju produkt uboczny, podstawowym celem jest bowiem optymalizacja wszystkich procesów organizacji, tak aby osiągnąć maksymalne pokrycie potrzeb klienta poprzez usprawnienie metod działania.
Jak działa ISO 9001?
Idea funkcjonowania opiera się na teorii ciągłego doskonalenia. Nie jest przypadkiem, że mówiąc o ISO 9001, często wspomina się również cykl Deminga opisujący zasadę ciągłego doskonalenia PDCA (Plan Do Check Action). Składa się on z czterech podstawowych elementów, ułożonych w określonej kolejności. Pierwszy etap to zaplanowanie działań (Plan), w tym miejscu niezwykle istotną rolę odgrywa analiza obecnej sytuacji, sprecyzowanie celu i kierunku zmian. Drugim jest doświadczalne sprawdzenie działania tych modyfikacji w praktyce (Do), na razie na małą skalę. Wyniki takiego eksperymentu pozwolą na przejście do trzeciego kroku, którym jest analiza wyników (Check) i ocena efektów wymiernych. Jeśli są one zadowalające, to przyjęte procedury należy uznać za normę i wdrożyć w pełnej skali (Action).
Norma ISO 9001 rozwija ten schemat, uszczegóławiając go w zakresach strategicznych dla działania podmiotu. Te podstawowe to zaangażowanie kierownictwa w aktywne budowanie systemu zarządzania jakością, nadzór nad obiegiem dokumentacji, usystematyzowanie zarządzania szeroko pojętymi zasobami, optymalizacja procesów wytwórczych i stały monitoring wskaźników. W ostatnim przypadku chodzi zarówno o jakość efektów pracy, zadowolenie klienta, jak i skuteczność działania procedur.
Kluczem do sukcesu jest ciągły rozwój. Poprzestanie na wdrożeniu normy ISO 9001 nie zagwarantuje stałej poprawy. Specyfika funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa to tkanka żywa i podlegająca ciągłym przemianom, dlatego konieczny jest ciągły rozwój i dynamiczne reakcje na zachodzące zmiany.