Sytuacja związana z restrykcjami ze względu na pandemię COVID-19, wpłynęła znacząco na sposób funkcjonowania wielu firm. Sposób przeprowadzania auditów również uległ znaczącej zmianie, ponieważ aktualnie przeprowadzany jest on jako audyt zdalny ISO. Należy przyjrzeć się tej możliwości i rozważyć czy warto się na nią decydować.
Spis treści
Jak wygląda audyt zdalny ISO?
Zdalny audyt ISO, czyli audit danego przedsiębiorstwa, firmy w przy użyciu zdalnych technik komunikacji takich jak np. ZOOM, Skype, Teams. Wszystko zależy od konkretnej branży, jednak w większości przeprowadza się teraz audyty właśnie w takiej formie. Polegają one na analizie dokumentów danej firmy, rozmowach audytowych, a także analizie zapisów, części procesów czy stosowanych narzędzi. Audit przeprowadzamy w formie rozmowy wideo, z użyciem specjalnych aplikacji, umożliwiających rozmowę z udostępnianiem obrazu, oraz dźwięku. Wówczas za pomocą takich aplikacji auditowana organizacja w czasie rzeczywistym pokazuje procesy produkcyjne, działania wykonywane na produkcji, magazynach. Biorąc pod uwagę panującą pandemię i wprowadzone restrykcje, audit może również zostać przeniesiony do 6 miesięcy bez utraty ważności certyfikatu. Zasadniczą różnicą między audytem zwykłym a zdalnym, będzie więc brak fizycznej wizyty w określonej firmie. Taka forma jest oczywiście jak najbardziej dozwolona przez przepisy prawa, a nawet jest zalecana firmom jako spore ułatwienie i ograniczenie fizycznego kontaktu.
Przeprowadzenie zdalnego audytu ISO
Aby poprawnie wykonać taki audyt, firmy przygotowują się do tego odpowiednio. Po pierwsze wskazany zostaje auditor wiodący zespołu audytowego, który później w porozumieniu z klientem, buduje plan audytu dla całego zespołu, definiujący osoby, z którymi będą przeprowadzane wywiady audytowe i kolejność w jakiej się to odbędzie. Wszystko po to, by audyt ISO realizowany przy pomocy narzędzi komunikacji elektronicznej (czyli programów takich jak ClickMeeting, Skype, Microsoft Teams, itp.) przebiegał sprawnie, bez zbędnych komplikacji. Pod tym względem audyt zdalny nie odbiega za bardzo od audytu tradycyjnego. Kroki te są tożsame w obu formach.
Plusy zdalnego audytu ISO
Audyt zdalny ISO to forma utrzymania ciągłości certyfikacji w procesie istotnym dla klienta, troska o zdrowie wszystkich klientów i pracowników poprzez ograniczenie kontaktu bezpośredniego podczas audytów ISO w dobie pandemii. Samym firmom, zależy aby nie utracić ciągłości certyfikatów, a wykonywanie audytów zdalnych to zapewnia. Warto wspomnieć także o minimalizacji kosztów, jaka następuje na skutek ograniczenia audytu do spotkania w formie wideokonferencji, analizie dokumentów i dialogu. Wówczas dana firma nie generuje kosztów związanych z zapewnieniem zakwaterowania dla gości i ich dojazdem. Osoby, które zwyczajowo przyjechałyby na wykonanie audytu, nie muszą tracić czasu na dojazd, obie strony oszczędzają czas. Same osoby biorące udział w takim audycie dodatkowo nie są narażane na ewentualny stres związany z odbyciem się tradycyjnego audytu.
Kilka wskazówek, jak przygotować się do zdalnego audytu ISO
Przed audytem, warto porozmawiać z auditorem wiodącym i wszystko ustalić. Należy przeanalizować także co będzie potrzebne – przygotować dokumenty, wskazać osoby i nadać im określone obowiązki. Warto zadbać także o część techniczną auditu, sprawdzić, czy laptop lub komputer, z którego będziemy korzystać działają prawidłowo, a także czy połączenie internetowe jest wystarczająco stabilne, wówczas audit przebiegnie szybko i sprawnie. Zdecydowanie się na tę formę audytu, pozwala firmie utrzymywać odpowiednią ciągłość związaną z certyfikacją, a osoby biorące udział w audycie zdalnym ISO, są objęte specjalną ochroną i troską ze strony pracodawcy.
Sytuacje, w których przeprowadzenie audytu zdalnego jest niemożliwe
Niestety istnieje kilka przypadków, w których audyt zdalny nie może być zastosowany.
- Pierwsza certyfikacja,
- sytuacja w której klient zatrzymał działalność lub gdy nie ma możliwości technicznych, by go przeprowadzić (np. brak Internetu u klienta, brak możliwości komunikacji zdalnej)
Zdarzają się również przypadki, w których sami właściciele nie wybierają takiej opcji i nie chcą jej stosować w swoich firmach. Wówczas nie można wykonać audytu na odległość, a najlepszą opcją jest po prostu przeniesienie audytu na inny termin. Maksymalnie do 6 miesięcy.
Warto zastanowić się czy audyt zdalny ISO, nie stanowi alternatywy audytu dla Państwa firmy. Jak widać, skorzystanie z takiej możliwości jest opłacalne dla przedsiębiorstw i ich właścicieli, a także polecane przez nich. Zastosowanie się do przedstawionych wskazówek, zapewni gwarancję sukcesu podczas przeprowadzania audytu w formie zdalnej.